Tujuan
SOP ini disusun untuk memberikan panduan yang sistematis, objektif, dan transparan dalam proses seleksi dan evaluasi vendor di perusahaan. Dengan adanya SOP ini, perusahaan dapat memastikan bahwa vendor yang dipilih memenuhi standar kualitas, harga, ketepatan waktu, serta kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku di Indonesia. Selain itu, SOP ini bertujuan untuk meminimalkan risiko operasional, finansial, dan hukum yang dapat timbul akibat pemilihan vendor yang tidak tepat, serta meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh proses seleksi dan evaluasi vendor yang dilakukan oleh perusahaan, baik untuk pengadaan barang maupun jasa. Ruang lingkup mencakup proses identifikasi kebutuhan vendor, pengumpulan dan verifikasi data vendor, proses seleksi awal, evaluasi kinerja vendor secara berkala, hingga keputusan perpanjangan atau penghentian kerja sama. SOP ini berlaku untuk seluruh unit kerja yang terlibat dalam pengadaan, termasuk tim procurement, keuangan, legal, serta unit pengguna (user department).
Definisi
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Vendor | Pihak ketiga yang menyediakan barang atau jasa kepada perusahaan berdasarkan perjanjian kerja sama. |
| Seleksi Vendor | Proses penilaian awal untuk menentukan vendor yang memenuhi kriteria perusahaan sebelum dilakukan kerja sama. |
| Evaluasi Vendor | Proses penilaian kinerja vendor secara berkala berdasarkan indikator yang telah ditetapkan. |
| RFQ (Request for Quotation) | Dokumen permintaan penawaran harga yang dikirimkan kepada vendor untuk kebutuhan tertentu. |
| Due Diligence | Proses pemeriksaan menyeluruh terhadap aspek legal, finansial, dan operasional vendor. |
Tanggung Jawab
| Pihak | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Tim Procurement | Mengelola proses seleksi vendor, melakukan evaluasi administratif dan komersial, serta memastikan seluruh proses sesuai SOP. |
| User Department | Menentukan spesifikasi kebutuhan, memberikan penilaian teknis terhadap vendor, serta melakukan evaluasi kinerja penggunaan barang/jasa. |
| Tim Keuangan | Melakukan analisis kelayakan finansial vendor dan memastikan kemampuan pembayaran serta stabilitas keuangan vendor. |
| Tim Legal | Memverifikasi legalitas vendor serta memastikan kontrak kerja sama sesuai dengan regulasi yang berlaku. |
| Manajemen | Memberikan persetujuan akhir terhadap vendor terpilih dan keputusan strategis terkait kerja sama vendor. |
Prosedur
Tahap 1: Identifikasi Kebutuhan Vendor
Tahap awal untuk menentukan kebutuhan barang atau jasa serta spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
- User Department mengajukan kebutuhan pengadaan barang atau jasa kepada Tim Procurement disertai spesifikasi teknis yang jelas.
- Tim Procurement melakukan analisis kebutuhan dan menentukan jenis vendor yang sesuai.
- Dilakukan penyusunan dokumen permintaan penawaran (RFQ/RFP) sebagai dasar proses seleksi.
Penanggung Jawab: User Department dan Tim Procurement
Dokumen: Form Permintaan Pengadaan, Dokumen Spesifikasi Teknis, RFQ/RFP
Tahap 2: Pengumpulan dan Verifikasi Data Vendor
Tahap pengumpulan informasi vendor dan verifikasi kelengkapan dokumen untuk memastikan legalitas dan kredibilitas.
- Tim Procurement mengundang vendor untuk mengirimkan profil perusahaan dan dokumen pendukung.
- Dilakukan verifikasi dokumen seperti SIUP, NIB, NPWP, dan sertifikasi lain yang relevan.
- Tim Legal dan Keuangan melakukan pemeriksaan terhadap aspek hukum dan kondisi finansial vendor.
Penanggung Jawab: Tim Procurement, Legal, dan Keuangan
Dokumen: Profil Vendor, Dokumen Legalitas Vendor, Checklist Verifikasi Vendor
Tahap 3: Seleksi dan Evaluasi Awal Vendor
Tahap penilaian awal berdasarkan kriteria teknis, harga, kualitas, dan kemampuan vendor.
- Tim Procurement melakukan evaluasi penawaran harga dari vendor berdasarkan RFQ.
- User Department melakukan penilaian teknis terhadap produk atau jasa yang ditawarkan.
- Dilakukan scoring vendor menggunakan matriks evaluasi yang telah ditetapkan untuk menentukan vendor shortlist.
Penanggung Jawab: Tim Procurement dan User Department
Dokumen: Matriks Evaluasi Vendor, Berita Acara Evaluasi, Daftar Shortlist Vendor
Tahap 4: Negosiasi dan Penetapan Vendor
Tahap negosiasi harga, syarat kontrak, dan penetapan vendor terpilih.
- Tim Procurement melakukan negosiasi harga dan syarat kerja sama dengan vendor shortlist.
- Tim Legal menyusun dan meninjau draft kontrak kerja sama.
- Manajemen memberikan persetujuan akhir terhadap vendor terpilih dan kontrak kerja sama.
Penanggung Jawab: Tim Procurement, Legal, dan Manajemen
Dokumen: Notulen Negosiasi, Draft Kontrak, Surat Penunjukan Vendor
Tahap 5: Pelaksanaan dan Monitoring Kinerja Vendor
Tahap pelaksanaan kerja sama dan pemantauan kinerja vendor secara berkala.
- User Department melakukan monitoring terhadap kualitas dan ketepatan waktu pengiriman barang/jasa.
- Tim Procurement mencatat performa vendor dalam sistem evaluasi vendor.
- Dilakukan pelaporan berkala terkait kinerja vendor kepada manajemen.
Penanggung Jawab: User Department dan Tim Procurement
Dokumen: Laporan Kinerja Vendor, Form Evaluasi Vendor, Log Pengiriman
Tahap 6: Evaluasi Berkala dan Tindak Lanjut
Tahap evaluasi menyeluruh untuk menentukan keberlanjutan kerja sama dengan vendor.
- Dilakukan evaluasi berkala (triwulan atau tahunan) terhadap vendor berdasarkan KPI yang telah ditetapkan.
- Vendor dengan performa rendah diberikan peringatan atau rencana perbaikan.
- Manajemen memutuskan apakah kerja sama dilanjutkan, diperbaiki, atau dihentikan.
Penanggung Jawab: Tim Procurement dan Manajemen
Dokumen: Laporan Evaluasi Tahunan Vendor, Surat Peringatan Vendor, Keputusan Manajemen
Dokumen Terkait
- Form Permintaan Pengadaan
- Checklist Verifikasi Vendor
- Matriks Evaluasi Vendor
- Form Evaluasi Kinerja Vendor
- Kontrak Kerja Sama Vendor
Referensi
- Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
- UU No. 5 Tahun 1999 tentang Larangan Praktik Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat
- UU No. 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen
- ISO 9001:2015 tentang Sistem Manajemen Mutu
- Peraturan LKPP terkait pengadaan barang dan jasa
Bagikan SOP ini: