Tujuan
SOP ini disusun untuk memberikan pedoman yang sistematis, terstruktur, dan terstandarisasi dalam perencanaan, pelaksanaan, serta evaluasi kegiatan event dan pameran perusahaan. Dengan adanya SOP ini, diharapkan seluruh kegiatan event dapat berjalan secara efektif, efisien, dan sesuai dengan tujuan pemasaran perusahaan, termasuk meningkatkan brand awareness, memperluas jaringan bisnis, serta mendukung pencapaian target penjualan. SOP ini juga bertujuan untuk meminimalkan risiko operasional, memastikan koordinasi lintas departemen berjalan baik, serta menjaga citra profesional perusahaan dalam setiap kegiatan yang melibatkan pihak eksternal.
Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh kegiatan event dan pameran yang diselenggarakan atau diikuti oleh perusahaan, baik yang berskala kecil, menengah, maupun besar, termasuk event internal, eksternal, pameran dagang, expo, seminar, maupun kegiatan promosi lainnya. Ruang lingkup mencakup seluruh tahapan mulai dari perencanaan konsep, penganggaran, koordinasi dengan vendor, pelaksanaan kegiatan di lapangan, hingga evaluasi pasca kegiatan. SOP ini juga mengatur peran dan tanggung jawab unit kerja terkait seperti tim pemasaran, keuangan, operasional, serta pihak eksternal seperti vendor dan penyelenggara event.
Definisi
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Event Perusahaan | Kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk tujuan promosi, edukasi, atau hubungan bisnis dengan pihak internal maupun eksternal. |
| Pameran | Kegiatan yang mempertemukan berbagai pelaku usaha untuk memamerkan produk atau jasa kepada publik atau target pasar tertentu. |
| Vendor | Pihak ketiga yang menyediakan barang atau jasa pendukung pelaksanaan event seperti dekorasi, booth, logistik, dan konsumsi. |
| Booth | Area atau stand yang digunakan perusahaan dalam pameran untuk menampilkan produk atau layanan. |
| PIC (Person in Charge) | Individu yang ditunjuk sebagai penanggung jawab utama dalam suatu kegiatan atau bagian tertentu dari event. |
Tanggung Jawab
| Pihak | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Manajer Pemasaran | Menyusun strategi event, menyetujui konsep, serta memastikan kegiatan sesuai dengan tujuan pemasaran perusahaan. |
| Tim Event/Marketing | Melaksanakan perencanaan, koordinasi, dan eksekusi kegiatan event serta memastikan seluruh kebutuhan terpenuhi. |
| Tim Keuangan | Melakukan pengawasan anggaran, verifikasi biaya, serta memastikan penggunaan dana sesuai dengan rencana. |
| Vendor/Penyelenggara | Menyediakan layanan sesuai kontrak seperti booth, perlengkapan, logistik, dan kebutuhan teknis lainnya. |
| Tim Operasional | Mendukung kebutuhan teknis di lapangan serta memastikan kelancaran operasional selama event berlangsung. |
Prosedur
Tahap 1: Perencanaan Event
Tahap awal untuk menentukan tujuan, konsep, dan ruang lingkup kegiatan event atau pameran.
- Menentukan tujuan kegiatan event atau pameran yang selaras dengan strategi pemasaran perusahaan.
- Menyusun konsep event termasuk tema, target audiens, lokasi, dan waktu pelaksanaan.
- Membuat rencana kerja awal yang mencakup timeline kegiatan dan kebutuhan sumber daya.
Penanggung Jawab: Manajer Pemasaran dan Tim Event
Dokumen: Proposal Event, Rencana Kerja Event, Timeline Kegiatan
Tahap 2: Penyusunan Anggaran dan Persetujuan
Tahap penyusunan anggaran biaya serta memperoleh persetujuan dari manajemen.
- Mengidentifikasi seluruh kebutuhan biaya termasuk sewa booth, dekorasi, promosi, dan tenaga kerja.
- Menyusun rincian anggaran biaya secara detail dan realistis.
- Mengajukan anggaran kepada manajemen untuk mendapatkan persetujuan resmi.
Penanggung Jawab: Tim Event dan Tim Keuangan
Dokumen: Rencana Anggaran Biaya (RAB), Form Persetujuan Anggaran, Justifikasi Biaya
Tahap 3: Koordinasi dan Persiapan Teknis
Tahap persiapan teknis melibatkan koordinasi dengan vendor, penyelenggara, dan tim internal.
- Menunjuk dan melakukan kontrak kerja dengan vendor atau penyelenggara event.
- Menyiapkan desain booth, materi promosi, serta perlengkapan pendukung lainnya.
- Melakukan koordinasi internal terkait pembagian tugas dan jadwal pelaksanaan.
Penanggung Jawab: Tim Event
Dokumen: Kontrak Vendor, Desain Booth, Checklist Persiapan Event
Tahap 4: Pelaksanaan Event
Tahap implementasi kegiatan event atau pameran sesuai dengan rencana yang telah disusun.
- Melakukan setup booth dan memastikan semua perlengkapan terpasang dengan baik sebelum acara dimulai.
- Melaksanakan kegiatan event sesuai jadwal dan memastikan interaksi optimal dengan pengunjung.
- Melakukan monitoring dan penanganan kendala secara cepat selama kegiatan berlangsung.
Penanggung Jawab: PIC Event dan Tim Operasional
Dokumen: Laporan Harian Event, Daftar Pengunjung, Form Kendala dan Solusi
Tahap 5: Evaluasi dan Pelaporan
Tahap akhir untuk menilai efektivitas kegiatan dan menyusun laporan hasil event.
- Mengumpulkan data hasil event seperti jumlah pengunjung, leads, dan pencapaian target.
- Melakukan evaluasi internal terkait keberhasilan dan kendala yang dihadapi.
- Menyusun laporan lengkap sebagai bahan perbaikan untuk kegiatan berikutnya.
Penanggung Jawab: Tim Event dan Manajer Pemasaran
Dokumen: Laporan Evaluasi Event, Rekapitulasi Leads, Laporan Kinerja Event
Dokumen Terkait
- Proposal Event Perusahaan
- Rencana Anggaran Biaya (RAB) Event
- Kontrak Kerja Vendor Event
- Checklist Persiapan Event
- Laporan Evaluasi Kegiatan Event
Referensi
- Undang-Undang No. 10 Tahun 2009 tentang Kepariwisataan
- Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif terkait penyelenggaraan event
- ISO 9001:2015 tentang Sistem Manajemen Mutu
- Pedoman Manajemen Event Asosiasi Event Organizer Indonesia (IVENDO)
Bagikan SOP ini: