Tujuan
SOP ini disusun untuk memberikan pedoman yang sistematis dan terstandarisasi dalam proses pengajuan, evaluasi, persetujuan, hingga implementasi pembukaan store baru. Dengan adanya SOP ini, perusahaan diharapkan dapat memastikan bahwa setiap pembukaan store dilakukan berdasarkan analisis yang matang, mempertimbangkan aspek finansial, operasional, hukum, serta risiko yang mungkin timbul. SOP ini juga bertujuan untuk meningkatkan efisiensi proses pengambilan keputusan, meminimalkan kesalahan, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku di Indonesia.
Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh unit kerja yang terlibat dalam proses pembukaan store baru, termasuk divisi operasional, keuangan, pemasaran, legal, dan manajemen puncak. Ruang lingkup mencakup proses mulai dari pengajuan awal ide pembukaan store, analisis kelayakan lokasi, perhitungan anggaran, pengurusan perizinan, hingga persetujuan akhir dan implementasi pembukaan store. SOP ini berlaku untuk semua jenis store yang dimiliki atau dikelola oleh perusahaan, baik dalam bentuk cabang, franchise, maupun kemitraan strategis di seluruh wilayah operasional perusahaan di Indonesia.
Definisi
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Store | Unit usaha fisik berupa toko atau gerai yang digunakan untuk menjual produk atau jasa kepada pelanggan secara langsung. |
| Request Pembukaan Store | Permohonan resmi yang diajukan oleh unit kerja terkait untuk membuka store baru berdasarkan kebutuhan bisnis. |
| Studi Kelayakan | Analisis menyeluruh terhadap aspek finansial, pasar, operasional, dan hukum untuk menentukan apakah pembukaan store layak dilakukan. |
| Business Case | Dokumen yang berisi justifikasi bisnis, proyeksi keuangan, dan manfaat strategis dari pembukaan store. |
| Approval | Persetujuan resmi dari pihak berwenang dalam perusahaan terhadap rencana pembukaan store. |
Tanggung Jawab
| Pihak | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Tim Operasional | Mengidentifikasi kebutuhan pembukaan store, melakukan survei lokasi, dan menyusun proposal awal. |
| Tim Keuangan | Melakukan analisis biaya, proyeksi keuntungan, serta evaluasi kelayakan finansial. |
| Tim Legal | Memastikan seluruh aspek perizinan dan kepatuhan hukum sesuai regulasi yang berlaku di Indonesia. |
| Manajemen Puncak | Memberikan persetujuan akhir berdasarkan rekomendasi dari tim terkait. |
| Tim Pemasaran | Menganalisis potensi pasar dan strategi penetrasi untuk store baru. |
Prosedur
Tahap 1: Pengajuan Permintaan Pembukaan Store
Tahap awal berupa inisiasi dan pengajuan ide pembukaan store oleh unit terkait.
- Tim operasional mengidentifikasi kebutuhan ekspansi berdasarkan data penjualan, permintaan pasar, dan strategi perusahaan.
- Menyusun dokumen pengajuan awal yang mencakup lokasi potensial, target pasar, dan alasan pembukaan store.
- Mengajukan permintaan secara resmi kepada manajemen melalui sistem atau formulir yang telah ditentukan.
Penanggung Jawab: Tim Operasional
Dokumen: Formulir Request Pembukaan Store, Proposal Awal Lokasi, Data Analisis Permintaan Pasar
Tahap 2: Analisis Kelayakan dan Studi Pasar
Evaluasi mendalam terhadap kelayakan pembukaan store dari berbagai aspek.
- Melakukan survei lokasi secara langsung untuk menilai aksesibilitas, kompetitor, dan potensi traffic.
- Tim pemasaran melakukan analisis demografi, perilaku konsumen, dan potensi pasar.
- Tim keuangan menyusun proyeksi pendapatan, biaya investasi, dan periode pengembalian modal (payback period).
Penanggung Jawab: Tim Operasional, Keuangan, dan Pemasaran
Dokumen: Laporan Studi Kelayakan, Analisis Kompetitor, Proyeksi Keuangan
Tahap 3: Penyusunan Business Case
Penyusunan dokumen komprehensif sebagai dasar pengambilan keputusan.
- Mengintegrasikan hasil studi kelayakan ke dalam dokumen business case.
- Menyusun analisis risiko serta strategi mitigasi yang diperlukan.
- Menyampaikan business case kepada manajemen untuk evaluasi awal.
Penanggung Jawab: Tim Operasional dan Keuangan
Dokumen: Dokumen Business Case, Analisis Risiko, Rencana Operasional Store
Tahap 4: Proses Persetujuan (Approval)
Tahap evaluasi dan persetujuan oleh manajemen berdasarkan dokumen yang diajukan.
- Manajemen melakukan review terhadap business case dan memberikan masukan jika diperlukan.
- Melakukan rapat evaluasi lintas divisi untuk memastikan kesesuaian dengan strategi perusahaan.
- Memberikan persetujuan atau penolakan secara resmi terhadap rencana pembukaan store.
Penanggung Jawab: Manajemen Puncak
Dokumen: Notulen Rapat Persetujuan, Dokumen Persetujuan Manajemen, Revisi Business Case (jika ada)
Tahap 5: Pengurusan Perizinan dan Persiapan Operasional
Tahap pengurusan legalitas serta persiapan fisik dan operasional store.
- Tim legal mengurus perizinan usaha seperti NIB, izin lokasi, dan perizinan lainnya sesuai OSS (Online Single Submission).
- Melakukan kontrak sewa atau pembelian lokasi sesuai dengan kesepakatan bisnis.
- Tim operasional menyiapkan kebutuhan store seperti renovasi, pengadaan peralatan, dan rekrutmen tenaga kerja.
Penanggung Jawab: Tim Legal dan Operasional
Dokumen: Nomor Induk Berusaha (NIB), Perjanjian Sewa Lokasi, Checklist Persiapan Store
Tahap 6: Implementasi dan Pembukaan Store
Tahap akhir berupa pelaksanaan pembukaan store dan evaluasi awal operasional.
- Melakukan soft opening untuk uji coba operasional dan sistem.
- Melaksanakan grand opening dengan dukungan promosi dari tim pemasaran.
- Melakukan evaluasi awal terhadap performa store dalam 1-3 bulan pertama.
Penanggung Jawab: Tim Operasional dan Pemasaran
Dokumen: Laporan Soft Opening, Dokumen Aktivitas Promosi, Laporan Evaluasi Awal Store
Dokumen Terkait
- Formulir Pengajuan Pembukaan Store
- Dokumen Studi Kelayakan
- Business Case Pembukaan Store
- Dokumen Perizinan Usaha (OSS/NIB)
- Checklist Persiapan Operasional Store
Referensi
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko
- Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja
- Peraturan BKPM terkait Online Single Submission (OSS)
- Standar Akuntansi Keuangan (SAK) Indonesia
- Peraturan Daerah setempat terkait izin usaha dan zonasi wilayah
Bagikan SOP ini: