Tujuan
SOP ini disusun untuk memastikan seluruh proses penerbitan invoice dan faktur penjualan di perusahaan berjalan secara sistematis, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku di Indonesia. Dengan adanya SOP ini, diharapkan dapat meminimalkan kesalahan administrasi, mempercepat proses penagihan kepada pelanggan, serta menjaga kepatuhan terhadap kewajiban perpajakan, khususnya terkait Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Selain itu, SOP ini juga bertujuan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pencatatan pendapatan perusahaan.
Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh aktivitas yang berkaitan dengan penerbitan invoice dan faktur penjualan atas transaksi barang dan/atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan. Ruang lingkup mencakup proses mulai dari penerimaan data transaksi, verifikasi dokumen pendukung, pembuatan invoice, penerbitan faktur pajak (jika berlaku), distribusi dokumen kepada pelanggan, hingga pencatatan dalam sistem akuntansi. SOP ini berlaku untuk seluruh unit terkait, termasuk divisi penjualan, keuangan, dan perpajakan, serta pihak lain yang terlibat dalam proses penagihan.
Definisi
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Invoice | Dokumen penagihan resmi yang diterbitkan oleh perusahaan kepada pelanggan sebagai bukti transaksi penjualan barang atau jasa. |
| Faktur Pajak | Dokumen yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti pemungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sesuai ketentuan perpajakan Indonesia. |
| Purchase Order (PO) | Dokumen resmi yang diterbitkan oleh pelanggan sebagai persetujuan pembelian barang atau jasa dari perusahaan. |
| Delivery Order (DO) | Dokumen yang menyatakan bahwa barang telah dikirim atau diserahkan kepada pelanggan. |
| Account Receivable (AR) | Piutang usaha yang timbul dari transaksi penjualan yang belum dibayar oleh pelanggan. |
Tanggung Jawab
| Pihak | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Divisi Penjualan | Memastikan data transaksi penjualan akurat dan lengkap, serta menyerahkan dokumen pendukung seperti PO dan DO kepada divisi keuangan. |
| Divisi Keuangan/Account Receivable | Menyusun, memverifikasi, dan menerbitkan invoice serta mencatat transaksi dalam sistem akuntansi. |
| Divisi Pajak | Menerbitkan faktur pajak sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku dan memastikan pelaporan pajak dilakukan dengan benar. |
| Manajer Keuangan | Melakukan pengawasan dan persetujuan akhir terhadap penerbitan invoice dan faktur penjualan bernilai besar atau strategis. |
Prosedur
Tahap 1: Penerimaan dan Pengumpulan Data Transaksi
Tahap awal berupa pengumpulan seluruh dokumen dan informasi terkait transaksi penjualan sebagai dasar penerbitan invoice.
- Divisi Penjualan menyerahkan dokumen transaksi seperti Purchase Order (PO), Delivery Order (DO), dan kontrak penjualan kepada Divisi Keuangan.
- Memastikan bahwa seluruh dokumen telah ditandatangani dan disetujui oleh pihak yang berwenang.
- Mencatat data transaksi ke dalam sistem atau log administrasi sebagai dasar proses berikutnya.
Penanggung Jawab: Divisi Penjualan
Dokumen: Purchase Order (PO), Delivery Order (DO), Kontrak Penjualan
Tahap 2: Verifikasi Data dan Dokumen
Tahap verifikasi dilakukan untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan data sebelum invoice diterbitkan.
- Divisi Keuangan melakukan pengecekan kesesuaian antara PO, DO, dan kontrak penjualan.
- Memastikan harga, jumlah, dan syarat pembayaran sesuai dengan kesepakatan.
- Mengklarifikasi kepada Divisi Penjualan apabila terdapat perbedaan atau ketidaksesuaian data.
Penanggung Jawab: Divisi Keuangan
Dokumen: Checklist Verifikasi Transaksi, PO dan DO yang telah diverifikasi
Tahap 3: Pembuatan dan Penerbitan Invoice
Invoice dibuat berdasarkan data yang telah diverifikasi untuk ditagihkan kepada pelanggan.
- Menyusun invoice menggunakan format standar perusahaan yang mencakup detail transaksi, nominal, dan jatuh tempo.
- Memberikan nomor invoice sesuai sistem penomoran yang berlaku.
- Melakukan review internal sebelum invoice dikirim kepada pelanggan.
Penanggung Jawab: Divisi Account Receivable
Dokumen: Invoice Penjualan, Daftar Penomoran Invoice
Tahap 4: Penerbitan Faktur Pajak
Untuk transaksi yang dikenakan PPN, perusahaan wajib menerbitkan faktur pajak sesuai ketentuan yang berlaku.
- Divisi Pajak membuat faktur pajak melalui aplikasi e-Faktur sesuai data invoice.
- Memastikan kesesuaian data faktur pajak dengan invoice dan dokumen transaksi.
- Mengunggah dan melaporkan faktur pajak sesuai jadwal pelaporan pajak.
Penanggung Jawab: Divisi Pajak
Dokumen: Faktur Pajak, Bukti Upload e-Faktur
Tahap 5: Distribusi Invoice dan Faktur
Dokumen invoice dan faktur pajak didistribusikan kepada pelanggan untuk proses pembayaran.
- Mengirimkan invoice dan faktur pajak kepada pelanggan melalui email atau sistem yang disepakati.
- Memastikan penerimaan dokumen oleh pelanggan melalui konfirmasi.
- Menyimpan salinan dokumen secara digital dan/atau fisik untuk arsip perusahaan.
Penanggung Jawab: Divisi Account Receivable
Dokumen: Email Pengiriman Invoice, Arsip Invoice dan Faktur
Tahap 6: Pencatatan dan Monitoring Piutang
Setelah invoice diterbitkan, dilakukan pencatatan dan pemantauan pembayaran dari pelanggan.
- Mencatat invoice dalam sistem akuntansi sebagai piutang usaha.
- Memantau jatuh tempo pembayaran dan melakukan follow-up kepada pelanggan.
- Melakukan rekonsiliasi pembayaran yang diterima dengan invoice yang diterbitkan.
Penanggung Jawab: Divisi Account Receivable
Dokumen: Laporan Piutang Usaha, Rekonsiliasi Pembayaran
Dokumen Terkait
- Formulir Permintaan Penerbitan Invoice
- Template Invoice Perusahaan
- Template Faktur Pajak (e-Faktur)
- Checklist Verifikasi Dokumen Penjualan
- Laporan Aging Piutang
Referensi
- Undang-Undang Nomor 42 Tahun 2009 tentang Pajak Pertambahan Nilai
- Peraturan Direktur Jenderal Pajak terkait e-Faktur (PER-03/PJ/2022 atau peraturan terbaru)
- PSAK 72 tentang Pendapatan dari Kontrak dengan Pelanggan
- Peraturan Menteri Keuangan terkait administrasi perpajakan
Bagikan SOP ini: