Tujuan
SOP ini bertujuan untuk memberikan pedoman yang jelas, terstruktur, dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dalam pelaksanaan perhitungan lembur dan pembayaran upah lembur bagi karyawan. Dengan adanya SOP ini, perusahaan dapat memastikan bahwa seluruh proses lembur dilakukan secara transparan, adil, dan terdokumentasi dengan baik, sehingga meminimalkan potensi kesalahan perhitungan, sengketa ketenagakerjaan, serta meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi seperti Undang-Undang Ketenagakerjaan dan peraturan turunannya.
Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh karyawan tetap, kontrak, maupun harian yang bekerja di perusahaan dan berhak atas upah lembur sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Ruang lingkup mencakup proses pengajuan lembur, persetujuan lembur, pencatatan waktu kerja lembur, perhitungan upah lembur, verifikasi oleh HR dan keuangan, hingga pembayaran lembur kepada karyawan. SOP ini juga mencakup peran dan tanggung jawab setiap pihak yang terlibat, termasuk atasan langsung, departemen HR, dan departemen keuangan.
Definisi
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Lembur | Waktu kerja yang dilakukan oleh karyawan melebihi jam kerja normal yang telah ditetapkan oleh perusahaan sesuai peraturan perundang-undangan. |
| Upah Lembur | Imbalan yang diberikan kepada karyawan atas pekerjaan yang dilakukan di luar jam kerja normal yang dihitung berdasarkan ketentuan hukum yang berlaku. |
| Jam Kerja Normal | Jumlah jam kerja yang ditetapkan perusahaan sesuai peraturan, yaitu 7 jam per hari untuk 6 hari kerja atau 8 jam per hari untuk 5 hari kerja. |
| Formulir Lembur | Dokumen resmi yang digunakan untuk mengajukan dan mencatat kegiatan lembur karyawan. |
| Payroll | Sistem atau proses penggajian karyawan termasuk perhitungan gaji pokok, tunjangan, dan upah lembur. |
Tanggung Jawab
| Pihak | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Karyawan | Mengajukan permohonan lembur sesuai kebutuhan pekerjaan dan mencatat waktu lembur secara akurat. |
| Atasan Langsung | Menyetujui atau menolak pengajuan lembur serta memastikan lembur dilakukan sesuai kebutuhan operasional. |
| Departemen HR | Memverifikasi data lembur, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, dan melakukan perhitungan upah lembur. |
| Departemen Keuangan | Melakukan pembayaran upah lembur sesuai hasil perhitungan dan data yang telah diverifikasi. |
| Manajemen | Mengawasi pelaksanaan SOP dan memastikan kebijakan lembur sesuai dengan strategi perusahaan. |
Prosedur
Tahap 1: Pengajuan Lembur
Tahap ini mengatur proses awal pengajuan lembur oleh karyawan berdasarkan kebutuhan pekerjaan yang mendesak atau target operasional yang harus dicapai.
- Karyawan mengisi formulir pengajuan lembur sebelum pelaksanaan lembur, mencantumkan alasan, durasi, dan pekerjaan yang akan dilakukan.
- Karyawan menyerahkan formulir kepada atasan langsung untuk mendapatkan persetujuan.
- Atasan langsung meninjau kebutuhan lembur dan memastikan bahwa lembur memang diperlukan untuk kepentingan pekerjaan.
Penanggung Jawab: Karyawan dan Atasan Langsung
Dokumen: Formulir Pengajuan Lembur
Tahap 2: Persetujuan Lembur
Tahap ini memastikan bahwa setiap lembur yang dilakukan telah melalui proses persetujuan resmi dan terdokumentasi.
- Atasan langsung memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pengajuan lembur berdasarkan urgensi pekerjaan.
- Jika disetujui, atasan menandatangani formulir pengajuan lembur.
- Formulir yang telah disetujui diserahkan kepada departemen HR untuk dicatat.
Penanggung Jawab: Atasan Langsung
Dokumen: Formulir Pengajuan Lembur Disetujui
Tahap 3: Pelaksanaan dan Pencatatan Lembur
Tahap ini mengatur pelaksanaan lembur serta pencatatan waktu kerja lembur secara akurat untuk keperluan perhitungan upah.
- Karyawan melaksanakan pekerjaan lembur sesuai dengan tugas yang telah disetujui.
- Karyawan mencatat waktu mulai dan selesai lembur pada sistem absensi atau formulir manual.
- Atasan langsung memverifikasi kehadiran dan durasi lembur yang dilakukan oleh karyawan.
Penanggung Jawab: Karyawan dan Atasan Langsung
Dokumen: Log Absensi Lembur, Timesheet Lembur
Tahap 4: Perhitungan Upah Lembur
Tahap ini mencakup proses perhitungan upah lembur berdasarkan ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia.
- Departemen HR mengumpulkan data lembur dari sistem absensi dan formulir lembur.
- HR menghitung upah lembur dengan rumus sesuai peraturan: 1/173 x upah bulanan sebagai dasar perhitungan.
- HR menerapkan tarif lembur sesuai ketentuan, yaitu 1,5 kali upah per jam untuk jam pertama dan 2 kali upah per jam untuk jam berikutnya pada hari kerja.
Penanggung Jawab: Departemen HR
Dokumen: Rekapitulasi Lembur Bulanan, Data Payroll
Tahap 5: Verifikasi dan Persetujuan Pembayaran
Tahap ini memastikan bahwa perhitungan upah lembur telah diverifikasi dan disetujui sebelum dilakukan pembayaran.
- HR menyerahkan hasil perhitungan lembur kepada departemen keuangan.
- Departemen keuangan melakukan pengecekan ulang terhadap data dan nominal pembayaran.
- Manajemen memberikan persetujuan akhir jika diperlukan sesuai kebijakan perusahaan.
Penanggung Jawab: Departemen HR dan Keuangan
Dokumen: Laporan Perhitungan Lembur, Form Persetujuan Pembayaran
Tahap 6: Pembayaran Upah Lembur
Tahap ini mengatur proses pembayaran upah lembur kepada karyawan secara tepat waktu dan sesuai perhitungan.
- Departemen keuangan memproses pembayaran lembur melalui sistem payroll.
- Upah lembur dibayarkan bersamaan dengan gaji bulanan atau sesuai kebijakan perusahaan.
- Slip gaji yang mencantumkan rincian lembur diberikan kepada karyawan sebagai bukti pembayaran.
Penanggung Jawab: Departemen Keuangan
Dokumen: Slip Gaji, Rekap Payroll
Dokumen Terkait
- Formulir Pengajuan Lembur
- Timesheet atau Log Absensi Lembur
- Rekapitulasi Lembur Bulanan
- Slip Gaji Karyawan
- Laporan Payroll
Referensi
- Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
- Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja
- Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja
- Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.102/MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur
Bagikan SOP ini: